Hoewel het handiger kan zijn om contact op te nemen met iemand door gebruik te maken van modernere technologie, zoals e-mail of sms, is de telefoon nog steeds een meer persoonlijk communicatiemiddel. Hoewel de andere partij je gezicht niet kan zien, kan je stem toch een gevoel van professionaliteit en autoriteit overbrengen. Om u te helpen een zo effectief mogelijk zakelijk gesprek te voeren, kan het volgen van een paar basisstappen helpen.
Klik hier voor telefoonnummer belastingdienst.
Bereid voor
Neem even de tijd om je voor te bereiden voordat je de telefoon opneemt. Schrijf de belangrijkste punten op die u tijdens het gesprek moet behandelen, evenals eventuele vragen die u moet stellen. Dit zal ook dienen als een schets om u te helpen bij het gesprek, terwijl u de controle over het gesprek behoudt. Zorg, indien mogelijk, dat u zich in de buurt van een computer met internetverbinding bevindt, zodat u de website van uw bedrijf kunt openen of snel informatie kunt vinden.
Identificeer jezelf
Identificeer jezelf altijd aan de partij die de telefoon opneemt. Om zo professioneel mogelijk te klinken, geef je je voor- en achternaam en eventueel je titel op. Als uw gesprek lang zal duren en u voelt dat de persoon die u belt onder druk staat of op een andere manier wordt afgeleid, probeer dan een beter tijdstip vast te stellen waarop u kunt terugbellen.
Doel identificeren
U kunt wel leuke dingen uitwisselen, zoals een kort “Hoe gaat het vandaag?”, maar bemoei u niet met een uitgebreid gesprek over sport of het weer, omdat dit kan dienen als een afleiding van het doel van uw gesprek. Vermeld het doel beleefd en direct, zoals: “Ik heb uw e-mail vanmorgen ontvangen en ik bel om op te volgen”.
Lees ook: De verschillende soorten hypotheken